BAUKAUFLEUTE IM FOKUS
Mehr Zeit für
kaufmännische Kernaufgaben
Judith Schermann ist seit über 13 Jahren in der Bauwirtschaft tätig. Sie war in dieser Zeit lange als Baukauffrau in Rumänien und in Österreich im Einsatz. Aktuell beschäftigt sie sich beruflich mit der Thematik Procure2Pay und damit, wie die Prozesse und der Arbeitsalltag für Baukaufleute einfacher gestaltet werden können.
Frage: Judith, bevor wir uns über die Prozesse und Arbeitsweisen von Baukaufleuten unterhalten, interessiert mich zu Beginn, was aus deiner Sicht den Beruf interessant macht.
Antwort: Als Baukauffrau haben mir vor allem die abwechslungsreichen Tätigkeiten und das Arbeiten im Team gefallen. Und auch das Gefühl, wenn das Bauwerk fertiggestellt wurde und die Erfolgsrechnung ein gutes Ergebnis geliefert hat, war immer sehr schön.
F: Wenn wir auf deine Tätigkeiten in deinen Anfangstagen als Baukauffrau blicken, wie hat der Prozess rund um die Abwicklung von Belegen ausgesehen, als es noch keine digitalen Lösungen gab?
A: Damals hatten wir noch unzählige Mappen, in denen alle Belege gesammelt wurden. Zuerst hat der Polier die Lieferscheine bekommen und im Baubüro aufbewahrt. Von dort haben sie die Baukaufleute abgeholt und bis zum Eintreffen der Papierrechnung in besagten Mappen aufgehoben. Erst wenn die Rechnung zum Lieferschein vorhanden war, konnten die Belege im System erfasst und verbucht werden. Das Einsammeln war immer schon sehr zeitaufwändig. Wenn man mehrere kleinere Baustellen betreut hat, dann ist schon mal ein ganzer Tag auf „Spazierfahrt“ sein, um die Zettel abzuholen.
F: Und wie hast du damals den Überblick über die Baustellen bewahrt?
A: Das war tatsächlich nicht so einfach. Wir haben dazu immer eine Reihe von Excel-Listen und Aufzeichnungen geführt, damit zum Beispiel ein Soll-Ist-Vergleich möglich war. Es war im wahrsten Sinn des Wortes eine Zettelwirtschaft.
F: Hat sich der administrative Prozess über die Jahre verändert?
A: Ein erster wichtiger Schritt waren die elektronischen Rechnungen. Mit ihnen kamen automatisierte Workflows und die Rechnungen können seither direkt an die zuständigen Personen zu Freigabe gesendet werden. Früher war das ein langwieriges Prozedere, weil die Mappen mit den Papierbelegen in den Unterschriftenlauf mussten. Dabei ist man immer im Dunklen getappt, weil nicht klar war, wo die Mappe gerade ist und man wusste auch nicht, welche Unterschriften noch ausständig waren. Heute sieht man auf einen Blick, wenn der Unterschriftenlauf abgeschlossen ist, und die Gruppenleiter erledigen das heutzutage auch einfach mit dem Tablet. Hier sieht man schon, dass digitale Lösungen mehr Transparenz und kürzere Wege mit sich bringen.
F: Wenn wir von „Optimierung durch Digitalisierung“ sprechen, welche Vorteile erwartest du dir von einer Lösung wie SEQUELLO?
A: Eine digitale Lösung würde idealerweise so funktionieren, dass Bestellung, Lieferschein und Rechnung automatisiert abgewickelt werden. Die Baukaufleute müssten so nur noch jene Positionen prüfen, bei denen es Abweichungen bei Mengen oder Preisen gibt. Und natürlich ist es wichtig, dass sie diverse Dashboards haben, um die Informationen, die früher in den Excel-Listen zu finden waren, einfach direkt im System auswerten können.
Im Moment hadern wir jedoch noch damit, dass nicht durchgängig dokumentiert ist, welche Bestellungen bereits von der Baustelle aus abgesetzt wurden. Wir erhalten zwar die Rechnung, können jedoch oft nicht nachvollziehen zu welcher Lieferung sie gehört, solange der Wareneingang noch nicht erfasst wurde. Hier die Zuordnung herzustellen bedeutet wieder zusätzliche Arbeit und zieht natürlich auch die Abwicklung der Rechnung unnötig in die Länge. Der Aufwand erhöht sich weiter, wenn Lieferscheine und Rechnungen nicht übereinstimmen, und die Gründe für die Abweichung festgestellt werden müssen.
F: Wenn den Baukaufleuten zukünftig mit digitalen Lösungen eine Vielzahl administrativer Aufgaben abgenommen werden, welche Tätigkeiten bleiben übrig? Wird ihnen nicht langweilig?
A: Nein, ganz bestimmt nicht. Als Baukaufmann*frau kümmert man sich um viele wichtige kaufmännische Belange, damit die Arbeiten auf der Baustelle betriebswirtschaftlich durchdacht und effizient ablaufen können. Von der Baustelleneinrichtung mit Strom, Internet und Baucontainer über die Erstellung von Zahlungsplänen bis hin zu der monatlichen Baustellenerfolgsrechnung gehört auch das überwachende Baustellen-Controlling zum Aufgabengebiet. Und die Baukaufleute sollten auch wieder mehr Präsenz auf der Baustelle zeigen.
F: Warum ist das so wichtig, dass die Baukaufleute auch draußen im Baufeld sind?
A: Wir haben auf den Baustellen das Vier-Augen-Prinzip zwischen Baukaufmann und Bauleiter. Beide sollten idealerweise den gleichen Informationsstand über technische und kaufmännische Belange der Baustellte haben und sich laufend abstimmen. Genau für diese Kernaufgaben sollen nun durch Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Beschaffungsprozesses Ressourcen frei werden.
Die Baustelle ist die Quelle des Erfolgs, unser aller Ziel ist es, die Organisation und Steuerung der Bauausführung so effizient zu gestalten, dass ein gutes Ergebnis und stabile Gewinne erwirtschaftet werden können.